Inleiding
Op 1 mei 2022 heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo geeft inwoners het recht op informatie over het handelen van de overheid. Iedereen kan een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Wij maken die informatie vervolgens openbaar door deze online te publiceren, tenzij er een wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is. De gemeente is verplicht om de komende jaren gefaseerd minstens 11 informatiecategorieën openbaar te maken. Denk hierbij aan vergaderstukken voor de raad, maar ook collegebesluiten, onderzoeken, jaarplannen en jaarverslagen. Goede en vindbare informatie is essentieel voor openbaarheid. Daarom geeft de Woo de gemeente meerdere jaren om de informatiehuishouding op orde te brengen. Dat betekent dat we onze systemen (software) steeds beter inrichten. |
|---|
Beleid
De Wet open overheid is landelijke wetgeving. In artikel 3.5 (openbaarheidsparagraaf) van de Woo staat dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting toelichting geven op de beleidsvoornemens over de uitvoering van deze wet. De openbaarheidsparagraaf is een stok achter de deur, die ervoor zorgt dat er aandacht blijft voor het actief openbaar maken van documenten. |
|---|
Beleidskaders
Op 10 januari 2023 stelde het college van B&W het ‘ambitieniveau actief openbaar maken’ vast. Er werd besloten om te gaan voor het VNG-ambitieniveau ‘basis’ en waar mogelijk aansluiting te zoeken op ambitieniveau ‘medium’. Binnen ambitieniveau ‘basis’ ligt de focus van de werkzaamheden op het technisch mogelijk maken van het online publiceren van documenten en het trainen van medewerkers in het gebruik van de benodigde software. Ambitieniveau ‘medium’ zet in op participatie en het publiceren van meer documenten dan wettelijk noodzakelijk. |
|---|
Risico's
Ontwikkelingen
De Woo heeft drie aandachtsgebieden: 1) actief openbaar maken van documenten, 2) passief openbaar maken van documenten (Woo-verzoeken) en 3) informatiehuishouding. 1) Actief openbaar maken van documenten De Rijksoverheid bepaalt welke documentsoorten alle overheden (minimaal) openbaar moeten maken. Zo moesten we in november 2024 onder andere het organogram en de contactgegevens van de gemeente online publiceren. Het is nog niet duidelijk wat de volgende verplichting wordt en welke documenten we dan online moeten plaatsen. Maar we zitten niet stil en bereiden voor hoe we de agenda van de wekelijkse vergadering van het college van B&W online kunnen plaatsen. 2) Passief openbaar maken van documenten (Woo-verzoeken) 3) Informatiehuishouding Het landelijke VNG-meerjarenplan informatiehuishouding wordt op dit moment geactualiseerd. De actualisatie speelt in op bestuurlijke aandacht, de nieuwe Archiefwet en de behoefte aan realistische, maar ambitieuze doelen. Voor Zevenaar betekent dit dat we onze aanpak herijken wanneer de nieuwe landelijke kaders en indicatoren bekend zijn. |
|---|
In de huidige nog geldende versie van het Meerjarenplan Woo van de VNG staan 7 eisen opgenomen voor een goede informatiehuishouding. Het overzicht Informatiehuishouding op orde (zie tabel hierna) toont deze eisen en de planning van realisatie in gemeente Zevenaar. De percentages in de tabel tonen de landelijke verwachtingen over de implementatie.
Tabel. Informatiehuishouding op orde
Nr | Eis aan informatiehuishouding | Herijkte planning | Landelijke streefpercentages | |
|---|---|---|---|---|
2024 | 2027 | |||
1 | Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Project SALD* | 45% | 100% |
2 | Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd | 2025-2027 | 65% | 100% |
3 | Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op email-archivering | 2027 | 30% | 100% |
4 | Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | 2027 | 30% | 100% |
5 | Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat) | 2024-2026 | 50% | 80% |
6 | Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | 2024-2025 | 75% | 90% |
7 | Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. | 2026 | 75% | 90% |
*SALD: Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
Toelichting op de planning
- Eis 1 Project e-depot: Het Streekarchivariaat (SALD) is nog niet aangesloten op het e-depot, maar gebruikt inmiddels wel een collectiebeheersysteem. Hiermee beheert en ontsluit het SALD documentcollecties en archieven (bijvoorbeeld gedigitaliseerde bouwvergunningen) op een duurzaam toegankelijke manier.
- Eis 2: Als overheid werken we met een selectielijst. Hierin staat hoe met documenten moet worden omgegaan – welke we moeten bewaren en welke we moeten vernietigen. Deze selectielijst is verwerkt in het centrale zaaksysteem en twee kernapplicaties. De overige kernapplicaties volgen stapsgewijs. Ondertussen ontwikkelen we beleid dat decentraal informatiebeheer ondersteunt volgens het principe ‘archiving by design’. Bij aanschaf van nieuwe software (via aanbestedingen) stellen we expliciete eisen aan archivering, vernietiging (selectielijst) en het opslaan van beschrijvende gegevens, ook wel metadata genoemd.
- Eis 3 en 4: Het realiseren van goede emailarchivering is verschoven naar 2026-2027 door het ontbreken van een technische oplossing en de benodigde aansluiting op de landelijke selectielijst e-mailarchivering. Zorgvuldige implementatie vergt meer tijd dan eerder voorzien. Het correct opslaan van relevante e-mail en tekstberichten in zaken (dossiers) blijft een aandachtspunt. We onderzoeken de mogelijkheden van goede emailarchivering in de Microsoft 365 omgeving.
- Eis 5: De i-Navigator is het organisatiebrede informatiebeheerplan (IBP) en dient als leidraad voor de gehele gemeente. In 2025 zijn we succesvol begonnen met een pilot voor de doorvertaling van het organisatiebrede IBP in IBP's per team. Deze IBP's per team tonen de verbeterpunten van hun informatiebeheer. Ook in 2026 gaan we door met het opstellen van IBP's per team.
- Eis 6: We hebben een opzet gemaakt voor een kwaliteitssysteem informatiebeheer dat nu in de praktijk wordt gebracht. In 2026 bouwen we dit stapsgewijs verder uit. Kwaliteitscontroles en (stuur)rapportages zorgen voor structurele borging en blijvende aandacht.
- Eis 7: Het zaaksysteem voldoet aan de landelijke metadata-eisen (MDTO). In 2026 passen we het metadataschema verder toe op andere kernapplicaties met archiefwaardige informatie.